Вероятно всички са чували за необходимостта да мислят по делата си. Известно е, че хората, които се подготвят за работата напред, постигат отлични резултати. Но планирането е лесно? Какви са неговите методи, инструменти и принципи, които трябва да знаят, за да се научат как правилно да предписват изпълнението на възложените задачи? Какво е стратегическо планиране? Каква е нейната важност? Как се различава от тактическия или оперативния календар? Необходимо ли е да ги овладеят всички? Нека се запознаем заедно с тази тема.
Какво е планирането?
Планирането поставя цели или задачи, с оптимално разпределение на ресурсите, които ще са необходими за постигането им. Колкото по-трудна е работата, толкова по-голяма е нуждата от качествено обучение. Факт е, че всеки процес се нуждае от използване на човешки потенциал и материални източници, както и време. Колкото по-правилно са предсказани преди работата, толкова по-малко празни загуби ще настъпят по време на нейното изпълнение..
Историята на планирането започва в древното общество. Светът около нас е цикличен. Човекът бързо се научи да прогнозира промените във времето, динамиката на популациите на дивите животни, състоянието на растителността. Това позволи да се подготви за сеитба, прибиране, събиране, лов или риболов.
С развитието на обществото, появата на нови професии, планирането придоби по-напреднали форми. Появата на писане изигра огромна роля в това, а с нея и възможността за прехвърляне на големи количества информация към външни медии (глина, папирус, пергамент, хартия). Появиха се различни видове планиране, които ще бъдат обсъдени по-нататък.
Видове планиране
Подготовката за предстоящата работа може да има различни форми или прояви. Всичко зависи от очакваните дати, области, обекти, както и от обхвата, съдържанието, дълбочината, ангажираността, приоритета, счетоводството, координацията на планираните действия.
По отношение на:
- Дългосрочна - стратегия за развитие за период от повече от пет години.
- Средносрочен - период от 1 година до 5 години;
- Краткосрочни - текущи задачи (до една година).
По сфери:
- Маркетинг - определя глобалната стратегия на компанията;
- Финансови - изчислява работата по математика;
- Производство - разпределя материални и технически ресурси;
- Изследвания - рисува общата картина;
- Индивидуално - спомага за рационализирането на живота на човека.
По обекти:
- Мислене чрез цели;
- Мислене чрез средствата;
- Мислене чрез изпълнители;
- Мислене чрез програми;
- Мислене чрез действие.
По обхват:
- Общи - отчита всички компоненти;
- Частично - отчита значимите условия.
Според съдържанието:
- Стратегически - отговаря на въпроса "къде?";
- Тактически - дава отговор на въпроса "как?";
- Оперативен календар - за решаване на текущи въпроси;
- Бизнес план - цялостна оценка на предстоящата работа.
В зависимост от дълбочината:
- Агрегиран - анализира общите параметри;
- Подробно - разглежда всички възможни детайли.
По задължение:
- Задължително (директива) - изисква стриктно спазване на изискванията;
- Незадължително (индикативно) - е препоръка.
В зависимост от реда на изпълнение:
- Подредени - предполага последователно изпълнение;
- Извънредни - при необходимост;
- Sliding - определя възможността за удължаване.
По счетоводни данни:
- Твърди - ясни времеви рамки;
- Гъвкав - според обстоятелствата;
- Stiff-flexible - комбинира предишните два типа.
Чрез координация във времето:
- Едновременно - ако има един единствен етап;
- Последователно - когато проектът може да бъде разделен на отделни етапи.
Наличието на разширена класификация не предполага различия в основните принципи. Първоначално те са били създадени от известния теоретик и практикуващ мениджър Анри Файол, а по-късно допълнени от неговите последователи и съмишленици.
Принципи на планиране
Ефективното бизнес планиране се основава на следните основни принципи:
- Единство и последователност, което означава общите цели и взаимосвързаността на отделните елементи на компанията;
- Значението на хоризонталната координация на действията и проектите между отделите;
- Общото и единство на вектора на движението, взаимната интеграция;
- Участие (участие на всички участници в проекта);
- Непрекъснатост на изпълнението, спазване на временните граници;
- Гъвкавост, която позволява корекции;
- Наличие на резерви, а именно - възможности за маневриране;
- Точност поради конкретизация;
- Сложност, която се изразява в разбирането на цялостната картина;
- Ефективност, определена от превишаването на резултатите над разходите;
- Рационалност при избора на най-добрия вариант;
- Пропорционалност и баланс на ресурсите;
- Научни - като се отчитат постиженията на съвременната наука и технология;
- Детайли, които определят дълбочината на разбиране;
- Простота и яснота, позволяващи адаптиране на задачата към нивото на разбиране на конкретни изпълнители;
Спазвайки тези принципи, заслужава да се знае, че те не са пресилено причудливи, а реална възможност да се увеличи ефективността на всеки проект. Особено ако инструментите за изготвяне на планове са правилни. Нека по-нататък да поговорим за тях.
Инструменти за планиране
В обобщена форма инструмент за създаване на план е всеки носител, който помага да се съхраняват и възпроизвеждат данни. Дълго време основните инструменти бяха хартия и писалка (молив). Развитието на информационните технологии позволи да се прехвърли планирането към цифровия свят, спестявайки време, улеснявайки обработката на записи. След това се появи голям брой мобилни приложения, инсталирани на смартфони. Телефоните са компактни по размер, винаги са под ръка. Това значително опростява планирането на делата, включително ежедневните задачи. Приложенията оптимизират работния процес, тъй като често се създават с правилната технология за писане на планове. Ще говорим за това в следващия раздел.
Технология на планиране
Описвайки самото понятие за "планиране", дефиницията на тази дума включва рационално разпределение на силите и ресурсите. Без въвеждането на необходимата технология е невъзможно да се постигне това.
Подготовката на плана включва следните стъпки:
- Базов анализ - оценка на ресурсите и външната среда, разбиране на тенденциите на компанията, идентифициране на проблеми и перспективи, възможни резерви;
- Определяне и формиране на целта - основна забележителност на движението за близко или дългосрочно;
- Създаване на концепция за развитие - методи за постигане на целите, включително необходимите технологии;
- Стратегическо планиране - симбиоза на основни идеи с основните начини за тяхното прилагане;
- Тактическо планиране - определяне на необходимите ресурси, тяхното оптимално разпределение;
- Оперативен график - поетапно предписване на всички действия;
- Одобрение на плана - окончателно одобрение, приемане за изпълнение.
Планирането започва с анализ и разбиране на техните възможности, по-нататъшно поставяне на цели и идентифициране на начините за изпълнение. Много хора имат объркване в дефиницията за тактическо и стратегическо планиране, така че ние ще обърнем внимание на тях.
Каква е разликата между тактическото и стратегическото планиране?
Техните различия започват с глобалността на вземането на решения. От йерархична гледна точка стратегическото планиране е в основата на всичко. Стратегията предполага разбиране на посоката, в която да се движи. Най-често такива решения се вземат на ниво висш мениджмънт. Тактиката е спомагателен етап, в който се включва средната връзка на компанията. Основната задача на тактическото планиране е да се идентифицират начини за постигане на целите.
Стратегическото мислене обхваща дългосрочна перспектива, а тактическото мислене е приложимо за средносрочни или краткосрочни задачи. Те се различават по степен на детайлност. Стратегът може да гледа на нещата в световен мащаб, а тактикът трябва да обърне внимание на всички детайли на идеята.
Основното нещо е да се придържаме към работата на точно такава посока - от мащабни към конкретни. Планирането на работното време трябва да произтича от глобалното разбиране на мисията и целите. Но тези принципи се прилагат в ежедневието.
Дневно планиране
За хармоничен живот човек трябва да поддържа баланс между работа, вътрешни проблеми и свободно време. Ако много хора мислят за работното време, тогава всичко, което се случва извън работата, често става хаотично. Това е погрешно, защото хармонията се постига само в подреждането на околното пространство и вашите мисли. Трудно е да бъдем усърдни в работата с липса на почтеност като цяло. Управлението на времето е много полезно умение, което ви помага да запазите силата си и да спестите ресурси. Ако човек има бъркотия в главата си и на работния плот, той губи твърде много енергия, за да намери необходимата информация. Успехът се постига главно от онези, които биха могли да рационализират всичките си дела.
Планирането на ден е желателно да започне от момента на пробуждането, като се вземат предвид техните физиологични особености. Като цяло, може да се каже, че върхът на интелектуалната дейност пада върху периода от 10.00 до 12.00 часа. Вторият интервал от време започва в 14.00 часа и продължава около 2 часа. Физическите способности значително се увеличават след 17.00 часа. Но е желателно да се спре натоварването до 18.30-19.00. Това е вярно, ако говорим за ежедневието.
Но човек трябва да планира седмица, месец, година и т.н. Това е стратегическо планиране, което влиза в тактическото планиране и завършва ежедневно. Ако има глобална стратегия, тя трябва да бъде разделена на малки ежедневни задачи, които се изпълняват в съответствие с определена ежедневна практика.
Не трябва да разглеждате планирането като загуба на време. Напротив, той ви позволява да запазите този ресурс, тъй като той ясно определя времевата рамка за изпълнение на отделните задачи. Предварителното обучение улеснява работата, като по този начин се освобождава допълнително време за успех и развитие.
