В дневния речник, фразата "Всичко върви по план." Това означава, че всичко се случва по предназначение, без никаква изненада или изненади. Но защо това е толкова важно? Защо ви е необходим план за действие? Какво е това? Възможно ли е да се постигнат целите без предварително определен ред на действие? Планът е необходим само за работни задачи или е незаменим в живота? Как да се научите да планирате времето си? Трудно ли е да се направи? Има ли ефективни технологии? Планираме следващите десет минути да се запознаем с този въпрос.
Какво е план?
Планът е умишлено действие, което е необходимо за постигане на поставените цели в рамките на срока. В обобщение, подготовката на плана се състои от следните компоненти:
- Поставяне на цели - поставяне на цели;
- Дизайн - програма за действие;
- Вариант дизайн - избор на няколко идеи;
- Краен срок - срокове;
- Дефиниране на ресурси - какво е необходимо, къде да се получи;
- Определяне на изпълнителите - кой ще изпълнява задачата;
- Фиксиране на резултатите - изготвяне на модел, план или проект.
Например, една фирма иска да пусне на пазара нова продуктова линия. За начало формулирайте целта и целите. Направете скици на примерна програма за действие, дефинирайки стратегия и тактика. След това определете крайните срокове за възлагане, всичките му алинеи. След това търсят необходимите ресурси, източници и определят областите на отговорност на отделните изпълнители. И накрая, те записват мисли на физически носител (хартиен или цифров документ), като започват да ги прилагат. Тази схема е опростена, тъй като съществуват различни видове планиране. Тяхното изпълнение предполага изпълнението на определени специални изисквания.
Какви видове подготовка на план има?
Типологията на планирането е обширна, различна по обхват, време, обекти, съдържание, дълбочина, ангажираност, ред, счетоводство, области, координация на решенията за планиране. Всъщност всичко е съвсем просто и логично. Така че, плановете са:
- По обхват:
- Общи - вземат предвид всички детайли на задачата;
- Частично - описва конкретни елементи.
- По отношение на изпълнението:
- Дългосрочно - предполага стратегия за развитие за период от повече от 5 години.
- Средносрочен - период от една година до пет години;
- Краткосрочни - решаване на текущи проблеми (до 1 година).
- По обекти:
- Планиране на целите - поставяне на цели;
- План на средствата - определение на бюджета и оборудването;
- Изпълнителен план - назначаване на отговорен;
- План на програмата - Разработване на подходящи програми;
- План за действие - разбиране на необходимите усилия.
- Според съдържанието:
- Тактически план - условията за постигане на целите;
- Стратегически план - основната посока на работа;
- Оперативен календарен план - спецификация и определяне на крайни срокове;
- Бизнес план - отчитане на всички показатели, които играят роля за постигане на целта.
- В зависимост от дълбочината:
- Обобщени - вземат предвид общите параметри;
- Подробно - изчислете всички възможни детайли.
- По задължение:
- Задължителна (директива) - строго предписана;
- Незадължително (индикативно) - по-скоро препоръчително.
- В зависимост от реда на изпълнение:
- Подредени - изискващи последователно изпълнение;
- Извънредни - изглеждат като необходими;
- Плъзгащи се - предлагат възможността за удължаване.
- По счетоводни данни:
- Твърди планове - задължително спазване на всички разпоредби;
- Гъвкави планове - способността да се отклоняват от даден курс;
- Гъвкави планове - комбинация от гъвкави и твърди планове.
- По заявка:
- Маркетинг - определяне на глобалната стратегия на компанията;
- Финансово - разбиране на икономическия компонент;
- Производство - осигуряване на материална и техническа база;
- Изследвания - формиране на основната концепция;
- Индивидуално - структуриране на личното представяне.
- Чрез координация във времето:
- Едновременни планове - се състоят от един единствен етап;
- Последователни планове - се извършват в случай на дълъг процес, състоящ се от отделни етапи.
Изброените типове планове в повечето случаи са универсални и могат да се използват както за корпоративни цели, така и за повишаване на личната ефективност на дадено лице. Например, те могат да се използват за съставяне на дневен план. Какво е това? Да поговорим по-нататък.
Какъв е дневният план?
Планът на деня - внимателна последователност от действия за предстоящия ден. Планиращите експерти съветват да се направи два пъти. Първият път - вечер, а вторият - сутрин, като се вземат предвид възможните промени.
Най-добре е да се имат предвид физиологичните характеристики на даден човек, да се вземат предвид дневните биоритми. Например, активността на мозъка се активира от около 10.00 до 12.00 часа. През този период можете да планирате най-важните задачи.
Допълнителна енергия пада, Трябва да се попълни по време на обяд. След това е необходимо да се позволи на тялото да се отпусне, да си почине. От около 14.00 до 16.00 часа се активизира интелектуалната и творческата дейност. По това време е целесъобразно да се провеждат срещи или мозъчна атака.
По-близо до 17.00 часа има пик на физическа подготовка. Препоръчително е да посветите това време на спортни дейности или дейности на открито. След това следва вечеря, релаксация.
Разбирайки най-продуктивните им интервали от време, по-лесно е да се очертаят важни задачи за това време, за да се извърши възможно най-ефективно и ефективно.
Методи на планиране
Сред разнообразието от възможности за изготвяне на планове има няколко от най-ефективните, които са особено популяризирани от поддръжниците на управлението на времето:
- ABC планиране;
- Eisenhower Matrix;
- Диаграма на Гант;
- SMART планиране;
- GTD техника.
Тези методи могат да се прилагат поотделно или в комбинация помежду си. Всеки от тях е ефективен при решаването на конкретни проблеми, като се фокусира върху специфичен аспект на планирането. Например изборът на приоритети, поставяне на цели или подреждане на случаи.
ABC Планиране
Този метод на изготвяне на планове е отчасти сравним с правилото на Парето, според което 20% от усилията са довели до 80% от резултата и обратно. Ако се научите да идентифицирате най-продуктивните области, те ще осигурят "лъвския пай" на успеха. Така че методологията ABC се основава на приоритизиране, в зависимост от тяхната важност:
- А - най-важните задачи (като правило не са повече от 15% от тях, но те дават около 65% от резултата);
- Б - въпроси със средна значимост (има около 20%, а ефективността на тяхното изпълнение е в рамките на 20%);
- C - не са важни задачи (осигуряват 15% успех при 65% от времето).
Определяйки и съсредоточавайки усилията си върху изпълнението на задачи от категория А, човек значително увеличава своята лична или трудова ефективност, тъй като прекарва по-малко време в безполезна работа.
Ейзенхауер Матрикс
Ефективно планиране, базирано на избор на приоритети, което е кръстен на американския командир и президент Дуайт Дейвид Айзенхауер. Съгласно този метод трябва да се изготвят планове въз основа на важността и неотложността на случаите. Графично, тя изглежда като квадрант, разделен на четири части:
- Важни, неотложни задачи - сектор за развитие;
- Важни, а не спешни задачи - квадрат от необходимите дела;
- Не е важно, спешни задачи - зона "рутинна";
- Не е важно, не са спешни задачи - зона за загуба на време.
Първите две точки съставляват зона на растеж и успех. Третият и четвъртият подтикват хората към рутината. Затова е по-добре да ги избягвате, когато планирате, овладявайки способността да делегирате такива задачи.
Диаграма на Гант
Добър начин да се визуализира планираното е да се създаде диаграма на Гант. Същността на метода се състои в изграждането на ленти, показващи индивидуални задачи, последвани от тяхното поставяне по времевата ос. Използването на диаграми на колони (хистограми) за изпълнението на техните планове беше предложено от американски инженер и специалист по научно управление - Хенри Лорънс Гант.
Този метод работи в допълнение към други технологии, позволявайки ви да наблюдавате визуално всички етапи на изпълнение на проекта, както и да разберете ефективността на положените усилия.
SMART планиране
Тя се отнася по-скоро до полето за поставяне на цели, но без правилно поставени цели добър план е невъзможен. Според тази технология, всички цели трябва да бъдат анализирани по основните критерии:
- Специфична - конкретност;
- Измерими;
- Достигане - достижимост;
- Подходяща - съпоставимост с други задачи;
- Ограничена във времето - ограничена във времето.
Ако целта отговаря на тези изисквания, по-нататъшното развитие на плана няма да предизвика сериозни трудности, тъй като успехът ще бъде положен в самото начало на тази работа.
GTD техника
Оригиналният метод, разработен от американски експерт и консултант по управление на времето Дейвид Алън. Съкращението GTD означава „привеждане на нещата до завършване“. Тази технология осигурява ясен алгоритъм за действия за организиране на живота ви. Препоръките започват с правилната организация на работното място. В бъдеще е необходимо да рационализирате всичките си дейности и планове, като изготвяте списъци с помощта на календар-планировчик:
- Следните действия покриват краткосрочния план;
- Проекти - задачи, които се изпълняват дълго време;
- Отложен - част от делегираните правомощия на някого;
- Не е задължително - неясни въпроси за някой път.
Според метода на ГДД, за успешното планиране е необходимо да се отговори на следните въпроси:
- Каква цел трябва да се постигне?
- Как ще се прилага?
- Какъв е пътят за постигане на това?
След като рационализират задачите си и отговорят на изброените въпроси, става много по-лесно за човек да изготви подходящ план за действие и да го приложи.
Какво е грешка в планирането?
Без значение колко безупречен може да изглежда планът, така или иначе, той не може да бъде застрахован срещу грешки. Същността им е в прекалено оптимистичния подход към прогнозите. Ярък пример е работата, която отнема час и половина, вместо планираните 60 минути. Както индивидуалните, така и колективните планове подлежат на подобни неточности.
Основните причини за грешки:
- Недостатъчно използване на предишен опит;
- Тенденцията за предаване на желание за реалност;
- Тенденцията да се спори миналото забавяне единствено от външни фактори;
- Неточности в оценката и възприемането на времето;
- Повърхностно отношение към задачата.
В допълнение към загубата на време, грешките в плановете са изпълнени с загуба на финансови или производствени ресурси, или дори изпълнението на задачата се поставя под въпрос. Затова се препоръчва да се постави конкретен „резерв“ от време и усилия във всеки план, който ви позволява да маневрирате в случай на непредвидени обстоятелства или приспособяване на задачите.
Колкото и сериозна да е задачата, тя ще изисква план за нейното изпълнение. Без значение какъв мащаб ще бъде, на какви медии ще бъдат записани. Основното е да се изпълнят всички необходими изисквания за неговата подготовка, включително прогнозата за необходимите усилия и ресурси. Има много методи, за да направите това, така че трябва внимателно да прочетете всеки един, за да изберете този, който пасва индивидуално.
