Много често можете да чуете как някой не разполага с достатъчно време. Те биха успели да направят всичко, ако имаше два или три часа повече на ден. В същото време има хора, които спокойно управляват задачите си, дори успяват да помагат на другите. Защо? В края на краищата, първият и вторият ден за 24 часа. Управлението на времето отговаря на този въпрос. Какво е това? Как можете да се научите да управлявате времето си? Има ли ефективни методи, които помагат за рационално живеене и продуктивна работа?
Какво е управление на времето?
Управление на времето е изкуството на управлението на времето. Тя включва методи за определяне на цели, планиране, контрол, мотивация, правилно определяне на приоритетите. Можете да разглеждате управлението на времето като цяла гама от техники, насочени към подобряване на личната ефективност. Обичайно е да се обсъждат не инструменти за управление на времето, а методи за определяне на цели, мотивация, делегиране и др.
В структурата на това учение се открояват четири основни блокакоито съставляват "стълбата" на управлението на времето, базирана на сравнение с пътуването:
- ефикасност - Отговори на въпроса "как да отида?"
- на технологиите - да дадем разбиране за "какво да продължим?"
- стратегия - помага да се планира "къде да отида?"
- философия - дава смисъл, отговаряйки "защо отиде?"
Правилно планирайте живота си от четвъртия блок "Защо?" към първия елемент "Как?"
Това е една от основните точки на управлението на времето - да изберем глобална цел. По-нататъшно разбиране на посоката за нейното прилагане. След това се определят механизмите на постигане. Разберете какви инструменти са необходими за изпълнението на всички планирани стъпки.
Самият смисъл на такава формулировка на проблема е да се рационализира работата, защото ефективността на цялото начинание зависи от правилното определяне на целите и планирането.
Появата и формирането на управление на времето
Управлението на думата време се появи през 70-те години на ХХ век. Според общоприетото мнение, нейният автор е бизнесмен от Дания Клаус Мьолер. Той предложи тетрадка "Time Manager", която стана прототип на организатора.
Лично, когато се родиха основите на управлението на времето, това е невъзможно. Може да се твърди, че опитите да се контролира личното време са направени в древен Рим. Първият писмен източник са бележките на Луций Сенека, адресирани до един от римските патриции. Той препоръчва да се ангажира в писане на счетоводно време, да следи неговото използване, да оценява живота си. Сенека изтъкна необходимостта от бизнес планиране, предлагайки да прави това всяка сутрин. Също така, римският философ подчертава значението на определянето на приоритети, за да прекарва времето си с максимална полза.
Вероятно разбирането на времето е свързано с други цивилизации на древността, защото хората навсякъде са изправени пред същите задачи и предизвикателства. В по-модерна форма управлението на времето се появява в средата на 18-ти век и е приучено към развитието на индустриалната революция., С появата и масовото разпространение на растения и фабрики човешкият труд става все по-малко зависим от природните фактори. Следователно е възможно да се оптимизират работните потоци.
Идеите за управление на времето - червена линия през живота на много видни хора. Например, италианският писател и учен Леон Батиста Алберти, който е живял в епохата на Възраждането, в творбите си посочва значението на управлението на времето. Той се съсредоточи върху необходимостта от рационализиране на случаите, както и от ежедневното планиране. Идеологическият вдъхновител на "мениджърите на времето" на неговата епоха е Исак Нютон, който ясно структурира принципите на структурата на Вселената. Предложените от него идеи подтикнаха много съвременници да помислят за рационализиране на живота си.
Един от най-известните поддръжници на управлението на времето беше Немски философ Имануел Канткоето подобрява графика си до такава степен, че съседите проверяват часовника върху него.
Американски политик Бенджамин Франклинкойто даде на света добре познатата фраза „Времето е пари“, поддържаше личен дневник, като по този начин достигна до значителни висоти на самоконтрола. Простите и ефективни препоръки на Франклин са в основата на много популярни обучения за управление на времето.
Важна роля в развитието на управлението на времето играе американски инженер. Фредерик Тейлъркоито положиха основите на модерното управление и научната организация на труда (НЕ). Тейлоризмът, като теория на управлението, има осезаемо въздействие върху увеличаването на производителността.
Невъзможно е да не си припомним италианския икономист Уилфредо Парето, който формулира световно известния принцип за управление на времето "20:80". Той се дешифрира по този начин: 20% от усилията са 80% от резултата и обратно. Ако дефинирате този "двадесет", можете значително да увеличите личната си ефективност.
Не по-малко значим е приносът на 34-ия президент на САЩ. Дуайт Дейвид Айзенхауер, който разработи много удобен метод за приоритизиране, наречен "матрицата на Айзенхауер". Той предложи да се разделят всички случаи според тяхната важност и спешност. Има четири вида задачи:
- Важно, спешно;
- Важно, не спешно;
- Не е важно, спешно;
- Не е важно, не е спешно.
Обръщайки внимание на първите два вида и избягвайки третия или четвъртия, човек ще се научи как да използва времето си по-ефективно.
С течение на времето започнаха да се появяват времеви потоци на управление на времето. Например, управление на времето за жени, за мъже, за бизнесмени, за студенти, за ученици и др.
Популярни писатели за управление на времето през 21-ви век: Брайън Трейси, Дейвид Алън, Стивън Кови, Алън Лейкън, Дан Кенеди, Кери Глисън, сър Ричард Брансън, Дейв Креншоу, Питър Брегман, Атул Гаванде и др. време мениджъри по целия свят. Ще продължим да обсъждаме основните идеи на тази посока.
Инструменти за управление на времето
Основните принципи на управлението на времето се отнасят главно до свързани теми:
- Поставяне на цели;
- планиране;
- Създаване на приоритетите;
- мотивация;
- Делегация.
Те са логически свързани помежду си, допълвайки цялостната картина на рационалното използване на времето.
Поставяне на цели
Целта е основната забележителност, която ви позволява да не се отклонявате от избрания маршрут. Поставянето на цели е основна теза за управление на времето, която помага да се предвидят спестяванията на време преди започването на работата.
Най-често има метод за определяне на цели, наречен SMART. Това съкращение означава изпълнение на следните критерии за избор на цел:
- Конкретност - ясно разбиране на очаквания резултат;
- Измерима (измерима) - количествена или качествена оценка;
- Достигане (постижимо) - способността да се изпълни задачата;
- От значение - необходимостта от прилагане;
- Времеви ограничения - дефиниране на времевата рамка.
Ако тази цел съответства на принципа SMART, тогава ще бъде възможно да се постигне с възможно най-голяма икономия на усилия.
планиране
Липсата на план или стратегия разруши много обещаващи начинания. В допълнение към осъзнаването на целта, то трябва да бъде разбрано и какви „стъпки“ са необходими за неговото прилагане. Освен това е желателно да се контролират получените резултати.
Измислени са много методи за планиране, но в управлението на времето един от най-популярните се счита за гъвкаво планиране. Препоръчително е да планирате не повече от 60% от деня си, оставяйки 40-50% от графика за непредвидени ситуации. Желателно е да се очертаят най-важните задачи, като се постави един вид "резерв" за различни форсмажорни обстоятелства. По този начин ще бъде възможно да се избегнат негативните емоции, ако не се изпълнят или коригират плановете ви. Спасяването на спокойствието е един от най-важните приоритети в управлението.
приоритизиране
Приоритет е реда, в който се изпълняват различни задачи. Според закона, наречен "портфейла на Милър", паметта на човек може да съдържа 7 ± 2 елемента. Това означава, че нормален човек може лесно да управлява от 5 до 9 различни случая, включително хобита и домашните задачи. Ако е по-малко, тогава животът ще стане скучен, а ако има повече, тогава мозъкът няма да може да обработи цялата информация. Но има закон на Парето, според който 20% от усилията носят 80% от резултата и обратно. Изборът на приоритети ви позволява да се съсредоточите върху тези дейности, които осигуряват максимален ефект.
Една от най-добрите практики за избор на приоритети е "матрицата на Айзенхауер", която беше спомената по-горе в текста. Разделяйки задачите си, според тяхната важност и неотложност, можете лесно да изградите йерархия, като изберете най-подходящите и ефективни области.
мотивиране
Без подходяща мотивация, желанието за работа изчезва и производителността на труда е сведена до минимум. Мениджърът на времето трябва да може да вдъхновява себе си и другите. Отличен метод за мотивация е "Принципът на закотвяне". Това предполага определена похвала за изпълнението на конкретна задача.
Например, един ученик обича да играе на конзолата, но не и да прави домашна работа. Родителите могат да сключат договор с него, че за домашна работа, той ще получи възможност да играе. Постепенно детето ще свикне с факта, че играта е последвана от уроци, като по този начин се развива един вид рефлекс. По същия начин можете да го направите в случай на самомотивация.
делегация
Възможността да се делегират (прехвърлят) своите задачи на други, за да се спести лично време, е изключително полезно умение за всеки мениджър на време. Овладяването му не е толкова трудно. Основното, което трябва да запомните 10 основни принципа на делегиране:
- Осигуряване на изпълнителя с необходимата подкрепа;
- Отговорност за резултатите от работата си;
- Предварително информиране за поръчката;
- Участие на изпълнителя в процеса;
- Ясно описание на очаквания резултат;
- Формулиране на норми и правила на работа;
- Мотивация на изпълнителя, посочване на неговите интереси;
- Определяне на права и задължения;
- Редовен мониторинг на етапите на изпълнение;
- Предвиждане на възможен провал и "връщане" на властта.
Спазването на тези правила помага да се избегнат много "капани" на делегирането, най-опасното от които е необходимостта от преработване.
Темата на делегацията косвено включва възможността да се каже „не“. В допълнение към научаването как да прехвърлите рутинната работа на другите, е препоръчително да можете да откажете, ако се опитате да направите това с вас.
Методи за управление на времето
В допълнение към лексиката от сродни области, управлението на времето има уникална терминология, както и оригинални методи. На първо място, заслужава да се отбележи концепцията за "chronophage", борбата с която помага да се спести значително количество време. Chronophagus буквално означава "време-ядене". Това са всички навици, ситуации и дори хора, които ни отклоняват да вършим наистина важни задачи. За разлика от тях, те се срещат с "пазители на времето", които, напротив, помагат да се спаси този ценен ресурс. Между другото, дори и терминът е измислен - "бацил за управление на времето", което означава оптимизация в допълнение към времето си, а също и ежедневието на околните хора, включително семейството, приятелите и служителите, превръщайки се в истински "пазач на времето" за тях.
От методологията за управление на времето популярните методи се наричат "Метод на доматите", "Метод на жабата", "Метод на слона", "Метод на швейцарско сирене" и много други. и др.
Метод на доматите
В допълнение към способността за работа, е много важно да се научите и да се отпуснете правилно. Но балансът между натоварването и възстановяването не винаги е възможно да се постигне. Това е изпълнено с развитието на умора. Изобретателен ученик от Италия, Франческо Чирило, предложи оригинален подход, наречен "Метод Помодор". Тя се състои в разделянето на работата на 25-минутни интервали, които се редуват с триминутни периоди на почивка - "домати". След четири такива цикъла се прави 15-30-минутна пауза. Този метод ви позволява да поддържате производителността и ентусиазма по-дълго.
Метод на жаба
В Европа има израз "Яж жаба за закуска". Това означава следното. Ако извършвате най-неприятната работа сутрин, жабата, тогава останалата част от деня ще бъде изпълнена с положителни емоции. Този метод за управление на времето е насочен към намаляване на стреса, нормализиране на емоционалния фон и психологическо облекчение на човека.
Метод на слона
Под "слон" във времето управлението означава голяма и неприятна задача. За да изпълним такава задача, да започнем с това, тя трябва да бъде разделена на подзадачи, тоест - "Нарежете слона на пържоли". Например, ако е необходимо да се извършат ремонти в апартамент, "слон" може да се раздели на кухня, баня, балкон, хол, спалня. На свой ред те се "разделят" от лявата или дясната страна и т.н.
Метод на швейцарско сирене
Друга техника за борба с "слоновете", но този път, без строга подреденост. Ако някой е изправен пред мащабна задача, без да знае от коя страна да я „приближи”, тя трябва да се учи от мишка, която гриза парчета сирене в случаен ред. Постепенно сиренето "се размразява" върху очите, превръщайки се в задача, съизмерима с възможностите на изпълнителя.
Управлението на времето включва много взаимосвързани области. Не е възможно да се овладее целият арсенал от неговите методи, но всеки може да приложи поне някои от принципите на такова управление в живота си. Ако направите това без фанатизъм, без да се превръщате в робот, тогава подобно упражнение ще бъде полезно, като помага винаги да се намери време за работа, личен живот и саморазвитие.
