Понякога, като обърна в главата си задачите, които трябва да се направят, искам да възкликна, "и един живот не е достатъчен!". Но всъщност всичко не е толкова трагично, колкото изглежда на пръв поглед. И цялата тайна е, че цялото това безкрайно море от дела трябва да бъде правилно разпределено във времето. Това ще увеличи производителността на работата, както и ще изпълни задачите с най-голяма възвръщаемост и, най-важното, правилно използвайте най-ценния ресурс - времето. Способността за правилно организиране и управление на времето ви, за да я планирате продуктивно, е цялостна технология, наречена управление на времето.
Всеки, който е решил да използва времето си с максимална ефективност, ще бъде подпомогнат от основните основни правила за управление на времето.
Първо правило - за да се избегне техногенното пренапрежение, да се премахнат ненужните фактори на влияние, било то телефони, комуникатори, таблети или дори компютри - те претоварват мозъка с излишна информация и допринасят за разсейването на вниманието. И използването на много, понякога ненужни функции на всички тези съвременни благословии на цивилизацията може просто да отнеме лъвския дял от работния ден.
Следователно е необходимо тези функции да се сведат до необходимия минимум и да не се разсейват във вторични и не важни неща.
Правило две - Не се разсейвайте от "електронните разговори" в интернет, пишете дълги съобщения, ако има възможност да говорите по телефона, и още повече, ако абонатът седи в съседния офис. Такава кореспонденция силно разсейва вниманието, отвлича вниманието от свършената работа.
Правило три - Не се отказвайте от кратка почивка през деня. Това ще бъде достатъчно, за да се отклони за няколко минути от работа, да се откъснат очите от компютъра и да се отпуснете, ще бъде добре да се направи малко дихателни упражнения. След такава почивка ще бъде много по-лесно да се работи.
Четвърто правило - водете дневник и започнете всяка сутрин с планиране на деня си. Важно е да се съставят дългосрочни планове, да се предпишат списъци на важни въпроси - планирането ви позволява да се съсредоточите върху наистина важни въпроси и бързо да се ориентирате в графика на деня.
Пето правило - при ежедневното планиране да се даде приоритет на планираните задачи, да се разпределят приоритетните задачи и тези, изпълнението на които е възможно да се отложи или премести. Важно е да се планира приблизителното време за тяхното изпълнение и се опитват да прехвърлят приоритетните задачи към първата половина на деня, когато тяхната производителност е най-висока.
Шесто правило - Избягвайте припокриващи се задачи или, с други думи, многозадачност. Не трябва да се опитвате да правите няколко неща едновременно, независимо колко светли на пръв поглед изглеждат. По-ефективно е да ги изпълняваме последователно, като разпределяме време за това сутрин или в края на деня, така че по време на работното време да не отклоняват вниманието си от основната работа.
Правило седма - Отказвайте да решавате неочаквани задачи, които са възникнали, освен в спешни случаи. Поне докато не приключи текущата планирана работа. Ако работата е предназначена да бъде обемна - по-добре е да я разделим на етапи - по-малките неща могат да се правят между тях.
Правило осем - ако трябва да се направи творческа работа, по-добре е да се направи в пълно мълчание, което най-много ще допринесе за появата на идеи - всички отвличания трябва да бъдат премахнати (например изключване на телефона).
Правило девет - да откаже незабавна среща (независимо дали е служител, изпълнител или просто колега), ако проблемът може да бъде разрешен бързо по телефон или електронна поща.
Правило 10 - почистване на работното пространство. Това може да се направи в края на работния ден, да се организират документи на места, да се изхвърлят ненужни документи и работни бележки, които са загубили своята значимост. Елементът, необходим в работния процес, винаги ще бъде лесно да бъде намерен на негово място. Все пак редът на масата е ред в главата.
