- Изчисти ума си. Тя е по-полезна от изпразването на стомаха. "
Мишел де Монтел
Днес ще говоря за чиповете GTD технологиякоето ще позволи имате повече време, по-малко уморени, увеличавате ефективността на собствената си работанамали степента на стрес и увеличи удовлетворението от живота.
Знаете ли, че вашето съзнание постоянно ще ви напомня за онези дела и задачи, които смятате, че ще направите, но останете без надзор?
Със сигурност в мозъка ви стоят хиляди недовършени задачи, необработени процеси, които консумират вашите вътрешни ресурси, сила, енергия и дори не знаете, че висят мъртъв товар. Всичко това създава стрес и ви лишава от сила. Вие сте по-лош в извършването на нови задачи, защото главата ви е пълна със стари.
Как най-накрая да изчистите главата си от цялата тази информация, да подобрите работата и живота си, разказвам в тази статия.
Най-вероятно сте чули съкращението "GTD", което означава "Първи неща-свърши" ("Взимане на нещата до завършване", "Как да подредим нещата"). Тази философия или технология стана много популярна и благодарение на медийното отразяване. Журналист от вестник “Гардиън”, който призова Давид Алън, автор на философията на ГДД, човекът, който трябва да въведе реда във вселената.
GTD не е просто система за управление на времето, необходима за топ мениджърите без личен живот. Това е система за оптимизиране и организиране не само на труда, но и на мисленето, съзнанието, което дава указания как да “изчистим” ума от ненужното психическо бреме, открито пространство за творчество, нови идеи и да създадем психологически предпоставки за комфортен и организиран труд. Тази система е предназначена за бизнесмен с милион проекти и за домакиня, която трябва да се грижи за децата, оставя време за четене на художествена литература и за ученик, който се готви да отиде в колеж.
Въпреки факта, че това явление е добре известно, не всеки знае какво е то и как може да ви помогне лично. Затова днес буквално ще ви кажа какво е на пръстите ми. След като прочетете тази статия, ще можете да въведете ред в живота и мисленето си днес и почти веднага ще видите положителен резултат от тези иновации в живота.
Какво ме накара да започна да организирам делата си?
Тревога и вина не възникват поради излишна работа. Тя се появява автоматично, когато прекъснете споразумението със себе си.
~ Дейвид Алън
Неотдавна бях изправен пред необходимостта да организирам собствен работен график, в който открих много пречки. Преди около 10 години, поради проблемите с концентрацията ми, за мен беше изключително трудно да извършвам някаква работа дълго време. С течение на времето започнах да работя за подобряване на вниманието и дисциплината. Започнах да се уча да се отпускам и да изпълнявам обещанията си. Той даваше плод.
Успях да създам свой собствен проект, да го разгърна, да напусна работа и да започна да работя за себе си, както сънувах. Бях в чувство на прогрес в работата върху себе си, което беше подсилено от поразителния контраст между моето настояще и моето минало. Преди време не можех да се справям с обучението си в института и просто да наемам работа, но сега работех дисциплинирано в полза на моя собствен проект и хората, на които имаше полза, работейки всеки ден, сам, а не "под битката" ,
Едва тогава забелязах, че това не е границата. Усещането за успех тогава скриваше от мен онези проблеми, които се формираха в организацията на моята работа.
Имам голямо разнообразие от работа: писма по пощата, статии в сайта, коментари, работа със студенти от курса "NO PANIC" и др. и т.н. Всичко това изисква добра организация. Разбрах за неговото отсъствие поради факта, че в пощата има маса от непрочетени писма, но отбелязани като "важни". Върдовските файлове с "планове за 2015", "задачи за февруари 2016" бяха разпръснати по целия твърд диск. В кутиите имаше тетрадки с бележки, идеи и, отново, с описание на задачите, които трябва да изпълня. Излишно е да казвам, че много рядко отварях тези файлове и проверявах с тези списъци. И това се случи не толкова поради липсата на дисциплина, а поради факта, че всичко това имаше някакъв вид неудобен външен вид, причинявайки вътрешно усещане за безсмислието на всички тези планови дейности.
Осъзнах, че все още нямам много време, въпреки че можех да направя повече.
Като цяло, опитите да се направи организиран списък от задачи и, най-важното, да го последват, изпаднаха многократно.
Разбира се, провеждах неотложни ежедневни дела, но в същото време усетих колко „задачи” и „идеи” са преустановени. Всичко това доведе до това, че започнах да чувствам по-малко удовлетворение от работата. Имаше дни, когато позволих да завърша по-рано. Излязох на улицата, качих се на мотора си, но вместо да се наслаждавам на свободното си време, което нямаше да имам, ако работя в офиса, бях преследван от чувството, че не съм направил нещо, нещо не е имах време В мислите ми започнаха да се появяват перфекционистични нагласи: "Трябва да направя повече," "Не работя много." Но разбрах, че проблемът не е в количеството работа, а в неговата организация.
Затова реших да започна да организирам цялото си работно пространство. Взех отличната книга на Дейвид Алън - „Как да подредим нещата“. Чувал съм за системата GTD дълго време, но едва сега реших да го опозная по-добре.
Какво е GTD?
„Незавършеният бизнес всъщност остава недовършен на две места: всъщност и в главата ти. Незавършената работа в главата ви поглъща енергията на вашето внимание, защото тя притеснява вашата съвест. ”
~ Брахма Кумарис
Когато току-що получих тази книга, очаквах да прочета в нея някои тривиални съвети за управление на времето, които срещнах в други източници, като например „разделям нещата на важни и не важни“, „делегираме това, което може да бъде делегирано“.
Но авторът говори за такъв стандартен подход на "Управление на времето" като ограничен и, в много отношения, неефективен. Хареса ми факта, че Дейвид Алън вече не говори за съображения за "ефективен труд", а за възможностите и ограниченията на човешкото съзнание. За да организират собствените си дела, така че да не влизат в конфликт с особеностите на нашето мислене. ГТД подходът се основава изцяло на заключенията за това как работи мозъкът, как се натрупва информация, как се справят с нерешени проблеми.
Най-основната психологическа предпоставка на тази философия е фактът, че всяка жизненоважна задача, било то завършването на важен проект или пътуване до манастир за курс на медитация, нашият мозък възприема като неразрешен, има предвид, причинява психически стрес, ако не формализираме тези задачи под формата на конкретни действия в рамките на системата за външно съхранение на информация.
Не се тревожете и не е необходимо да препрочитате този параграф! Сега ще обясня какво означава всичко това. Един добър пример е даден в книгата "Как да подредим нещата". Да, преди десет години си обещал да почистиш килера, но днес не си го направил. Как мозъкът ви съхранява и обработва информация за тази задача през всичките тези десет години?
Факт е, че психолозите са сигурни, че нашето съзнание в контекста на поставяне на задачи няма представа за миналото и бъдещето. Тези идеи съществуват само концептуално, но не са в алгоритмите за обработка на информацията вътре в съзнанието.
Ако си обещаете да вземете колата на служба следващата седмица и в същото време се опитате да запазите този ангажимент в ума, вашият ум ще мисли, че трябва да го направите точно сега, днес, постоянно ви напомняйки за това. А утре ще се счита същото.
Умът ви не може просто да запази информация за него някъде в архива, за да му се напомни след седем дни.
Задачата ще бъде в състояние "незабавно решение е необходимо" всеки ден, докато не отидете на услугата.
Връщайки се към примера на бъркотията в килера, можем да кажем, че в този случай сте почиствали килера 24 часа на ден за последните 10 години! Вашето съзнание разглежда тази задача като непълна, оставяйки я място в пространството на вашата памет, създавайки напрежение и неудовлетвореност поради неизпълнена работа.
И за да освободите паметта си и да освободите ума си от незавършени процеси, напомняния за които поглъщат вашите умствени ресурси (точно както фоновите процеси на компютъра консумират процесора и ресурсите на паметта, което прави машината по-бавна), са необходими две ключови действия.
- Прехвърлете задачата от вътрешната памет (мозъка ви) към външната (компютъра, преносимия компютър, таблета, телефона)
- Решете какво ще бъде следващото конкретно действие по отношение на задачата. Например, глобалната задача за „ремонт на кола“ може да се състои от много прости стъпки. Първото действие може да бъде: "намерете подходящи части в интернет."
В този случай, вашето съзнание ще освободи вътрешната памет и ще престане да ви напомня, че все още не сте го направили. В крайна сметка, вие сте прехвърлили всички тези задачи на външната система.
Това по принцип са ключовите точки на GTD технологията, на която разчита всичко. Ако разбирате този принцип, тогава вече имате общо разбиране за това какво е GTD. Тази система е ефективно управление на делата, създаване на идеи, които разчитат както на външната организация на задачите в архивите, на календарите, напомнянията, така и на вътрешната оптимизация на работата на съзнанието.
Освен това тези две нива са взаимосвързани. Външният ред е предпоставка и средство за организирано и "чисто" съзнание. Ясен ум ви позволява да работите по-ефективно и по-малко уморени.
(* Въпреки, че използвам думата "работа", тя не се отнася единствено до професионални дейности. В този контекст работата се отнася до всеки бизнес. Планирането на ваканциите също е работа. Точно както мислите за проблема с отношенията с втората половина).
След това ще говоря за няколко прости характеристики на тази система.
Функция 1 - Решете какво ще бъде следващото действие.
"Когато планирате своята дейност (намерение за изпълнение) и решите какви действия ще изпълните в какъв контекст, вие почти автоматично сте настроени към желаното поведение, вместо да съберете цялата си воля в юмрук и да се принудите да направите нещо."
~ D. Алън
Ако прочетете книгата "Как да подредим нещата", тогава ще разберете, че това е просто златното правило. Авторът постоянно се връща при него. Нещо повече, той е обсебен от това да научи целия свят да мисли за следващото действие!
Да, правилото е важно, но отнема време и дисциплина, за да стане навик.
Факт е, че ние по правило спорим за проблемите като цяло и абстрактно. "Необходимо е детето да се учи по-добре", "Трябва да бъда по-спокоен, за да участвам по-малко в конфликти". Разбира се, трябва да се има предвид голямата картина, но за да приведете нещата в изпълнение, трябва да преминете към следващото ниво на планиране, а именно да помислите за следващото действие.
В рамките на примерите, които преглеждахме, това може да бъде:
- "Намерете статии за развитието на волята, дисциплината и борбата с мързел в интернет. Или намерете книга по тази тема в книга."
- - Прочетете какви са техниките за релаксация.
- - Напишете разговор със сина му за неговите проблеми с ученето.
Следващото действие не трябва да бъде точно физическото действие. „Да мислиш дали трябва изобщо да отида в колежа“ е също действие. Можете просто да помислите за задачата, а не непременно да продължите. Но след като сте определили само тази стъпка, вече ще освободите част от мозъка си.
Не всички проблеми в живота ни могат да разрешим. Ето защо е важно да се разбере, че решението "да не се прави нищо" също е решение.
Това събитие ви позволява не само да разтоварите съзнанието, но и да се заредите с мотивация. Много задачи, когато ги представяме в съзнанието си, изглеждат невъзможни или много трудни. "Боже мой, ще трябва да разглобя цялата си лятна къща, това е работа без край!" Но за нас ще бъде много по-лесно да стигнем до него, ако очертаем план под формата на следните действия: "Намерете подходящите инструменти в интернет". Сега е по-лесно, нали? И когато правим това, ще почувстваме удовлетворението, което се доближава до крайната цел.
Чип 2 - Прехвърляне към външната система
Както вече си спомняте от тази статия, разчитането на паметта е не само ненадеждно, но и неефективно по отношение на използването на ресурсите на мозъка ви. Затова Дейвид Алън силно препоръчва всички задачи да бъдат прехвърлени към външна система, за да се освободи паметта.
Външната система може да бъде таблет, телефон, тетрадка, компютър, тетрадка. Всеки удобен превозвач, с който можете да работите.
Както отбелязва авторът, много хора, събрали всичките си дела и проекти за първи път, усещат голямо облекчение, чувство на освобождение, макар че понякога граничи с ужас, защото разбират колко много да правят!
Между другото, така изглежда списъкът ми със задачи след предварителна обработка. Премахнах от там много ненужни неща, които вече съм направил или реших да не правя изобщо. Тоест на първия етап и преди прилагането на правилото за „две минути“ (за това по-долу), това е много повече.
Не би било излишно да се казва, че списъкът със задачи трябва да бъде организиран, удобен, достъпен от всяко място по всяко време. Необходимо е непрекъснато да се актуализира и усъвършенства при необходимост. Трябва да се свържете с него, за да проверите с него статуса на изпълнението на вашите проекти.
(Това не е начинът, по който беше с мен (или може би с вас): купища листове и тетрадки на различни места в моето работно пространство, които никога не съм разглеждал.)
И разбира се !!! Всяка задача трябва да бъде записана като следваща стъпка!
Амин.
Функция 3 - Организирайте задачи по контекст
- Не е нужно много сила, за да се направи нещо. Необходими са много повече усилия, за да се реши какво да се направи. "
~ Дейвид Алън
Не забелязах, че книгата дава директни препоръки за подреждане на задачите по приоритети. Дейвид Алън е сигурен, че значението на различните задачи за нашето съзнание не е толкова критично, тъй като в нашето съзнание се случват както големи, така и малки опасения и ние трябва да ги изпълним (или да решим да не изпълняваме). Не е направено изтласкване, информацията за която се съхранява в ума, може да ви отклони от по-важните неща. Въпреки това, той осигурява отличен метод за организиране на задачи по контекст или по енергийно ниво.
Веднъж частично стигнах до този метод интуитивно, но тогава забравих за това, защото не го формализирах и не го правех навик. Например, има голям списък от задачи. Някои задачи изискват много енергия.
За мен това е "Отговори на коментари и подкрепа за студенти", "Статии".
За някои не е достатъчно, например, "плащане на хостинг", "работа с електронни сметки". Мога да го направя лесно, когато нямам достатъчно време за статии.
Решения за това какво да правят сега, отнеха от мен, първо, много енергия, и второ, те имаха отрицателен ефект върху мотивацията. Не можех да избера урок, оптимално подходящ за моето енергийно ниво, и затова напуснах работата си, като приключих работния ден с известното чувство, че не съм направил нещо. Сега, ако имам малко сила и имам много време, мога просто да свърша работата, която не изисква голямо количество енергия. Мога просто да погледна списъка с името "ниска енергия" и да направя нещо от него. Всичко гениално е просто!
Можете също да организирате списъка си със задачи по контекст, например „на компютъра“, „в магазина“ и т.н. В книгата са представени и много други начини на организиране.
Функция 4 - Правило от две минути
Доста просто, но изключително ефективно правило. Ако организираме информация за нашите дела в списъка с напомняния, можем да бъдем ужасени от размера на този списък. За щастие има добър и лесен начин да го почистите.
Не е нужно да записвате себе си: "отговорете на писмото на приятел, как ще бъде свободното ви време", ако този отговор отнеме по-малко от 2 минути!
Просто отговорете точно сега и си освободете главата и списъка със задачи от този случай. Когато, след като прочетох книгата на Д. Алън, започнах да грабвам пощенската си кутия, намерих много писма без отговор. Разбира се, някога съм ги отбелязвал като важни задачи, но после ги забравих.
В резултат на това, след преглеждане, отговорих на много стари писма и не ми отне много време. Някои от читателите ми получиха отговор от мен година по-късно! Не се обиждайте, моля, при мен това е резултат от претъпкана пощенска кутия и маловажна организация на делата. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
